Todo evento, independientemente de su complejidad y finalidad, requiere de una planificación previa. Desde establecer el presupuesto hasta cuidar cada detalle durante el día del evento, es necesario tener en cuenta diversos factores que ayudarán a que tu evento sea todo un éxito. Aunque cada evento es diferente y único, existen varios puntos que siempre debes considerar durante el proceso de planificación que, como acabamos de mencionar, te permitirán obtener unos resultados magníficos. A continuación te dejamos 10 tips para hacer que tu evento triunfe.
Establecer los objetivos del evento
En primer lugar, es necesario que identifiques la finalidad del evento, desde por qué has decidido celebrarlo hasta cada uno de sus objetivos. Este punto es primordial, ya que un cumpleaños no tiene las mismas características que una reunión de empresa. Una vez que tengas claro el propósito del evento, podrás seguir con el resto de pasos, enfocándolos en todo caso hacia la temática escogida y la consecución de tus objetivos.
Fijar un presupuesto
Delimitar un presupuesto desde el inicio es otro de los puntos más importantes en tu planificación. Esto te permitirá saber en todo momento qué cantidad monetaria puedes destinar a cada detalle, producto, servicio o actividad relacionada con el evento. Asimismo, es muy recomendable que dentro de tu presupuesto cuentes con un margen para posibles imprevistos y cambios de última hora.
Escoger el lugar y la fecha
Estos dos factores te ayudarán a seguir elaborando tu planificación, por lo que te sugerimos que definas ambos lo antes posible. Investiga en la web, pregunta a conocidos y, si puedes, visita los lugares que mejor encajen con el estilo de tu evento. Por último, a la hora de reservar un lugar u otro es necesario que cuentes con posibles factores meteorológicos y coyunturales, ya que en épocas como verano y festivos es probable que la demanda aumente y que por tanto tengas que dedicar más tiempo en tu búsqueda.
Elaborar una lista de invitados
Es muy importante tener un control de los asistentes al evento y tener en cuenta cualquier requerimiento específico que les permita disfrutar plenamente de la velada. En las invitaciones, además de solicitar una confirmación de asistencia, puedes proporcionar datos que pueden ser de utilidad. Entre ellos figuran, como es obvio, la fecha y el lugar del evento, pero también pueden incluirse otros como el dress code, la temática del evento, el programa de actividades, el menú, etc.
Contratar un catering
Según el horario en el que se desarrolle el evento deberás escoger un tipo de menú u otro. En este aspecto, además, debes incluir las posibles consideraciones alimentarias de tus asistentes (menús vegetarianos y veganos, opciones para celíacos, etc.). Aún así, te recomendamos que en todo caso escojas opciones variadas, originales, fáciles de tomar y elaboradas a partir de productos de calidad. Aunque el menú no suele ser lo más importante de un evento, está claro que satisfacer los paladares más exigentes elevará la satisfacción general de los invitados.
Publicitar del evento
Este punto es especialmente importante si se trata de un evento cuyo principal objetivo es promocionar una marca, producto o servicio. Si quieres llegar al máximo número de personas posibles, lo más recomendable es que des a conocer el evento a través de las redes sociales, mediante formatos atractivos como pueden ser stories, videos, acertijos o concursos. ¿Por qué no hacer lo mismo si se trata de un evento privado? Esto generará expectación en tus asistentes y les permitirá interactuar con el organizador, sintiéndose parte de la planificación del evento.
Ser original
Para conseguir un evento especial y único, debes cuidar cada detalle tanto a nivel visual y decorativo como a nivel organizativo. ¡No olvides el factor sorpresa! Organiza retos, gymkanas y todo tipo de actividades que no estén contempladas en la planificación que conocen los asistentes. Al finalizar el evento, obséquiales con un pequeño detalle relacionado con la temática. Todos estos elementos crearán recuerdos en su memoria y diferenciarán tu evento de otros similares.
Planificar el día del evento
En este apartado se incluyen todo tipo de actividades que pretendas desarrollar durante el día del evento, como pueden ser actuaciones externas, horario del catering, cocktail de bienvenida, concursos, etc. Recuerda, siempre hay situaciones que no puedes controlar, por lo que si surge un imprevisto o algo no marcha exactamente como habías planificado, ¡no te desesperes! Seguro que existe una solución.
Contar con un organizador
Si eres primerizo en cuanto a la organización y gestión de eventos, contratar a un organizador experimentado te evitará muchos quebraderos de cabeza. El organizador de eventos se encargará de todo tipo de tareas relacionadas con el evento, desde la búsqueda del lugar ideal, la gestión de los invitados o la contratación de cualquier servicio que requiera el evento. Durante el día del evento tendrá un papel fundamental, ya que velará por el cumplimiento de los objetivos y el plan del día y, dada su experiencia y los recursos de los que dispone, podrá hacer frente a cualquier imprevisto o problema que surja.
Contratar un servicio de vídeo y fotografía profesional
Documentando lo que ocurre durante el evento, tanto el organizador como los asistentes conseguirán un bonito recuerdo del evento. Si se trata de un evento organizado o patrocinado por una marca, esta podrá utilizar tanto fragmentos de vídeo como fotografías en sus futuras campañas de marketing, transmitiendo a su vez al usuario una imagen de cercanía con la marca.
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